#tamojunto: Como despertar a união e o engajamento de times ̶a̶g̶o̶r̶a̶ remotos?

O distanciamento social transformou operações presenciais em remotas do dia pra noite. Vamos compartilhar com você caminhos validados para alavancar times no novo contexto digital.

"Ei, você tá no mudo"

"Desculpa, caiu a conexão aqui"

"Não sei o que acontece, mas esse link não funciona"

"Esse cachorro latindo no fundo é seu?"

Não que essas frases já não fizessem parte do nosso dia-a-dia… Mas, nas últimas semanas, elas viraram quase que um mantra rotineiro na vida de muitas empresas. Aliás, esse vídeo divertido aqui retrata bem demais essa nova rotina de trabalho em um novo contexto digital.

Ainda que muitas empresas já tenham nascido e prosperado com uma operação 100% remota, muitas outras sequer tinham uma política de home office estabelecida. Ainda assim, em ambos os casos, concretizar um time unido e engajado no ambiente digital não é trivial e exige um empurrão (ou alguns) para se tornar realidade consistente nas organizações.

Esse empurrão já é super desafiador entre times fixos e que já estão acostumados uns com os outros. Mas, pra adicionar mais a essa equação, temos outros formatos de time na mesa:

Times mistos não oficiais com pessoas de áreas diferentes que interagem com frequência;
Times de projeto ou temporários, focados em um desafio pontual e uma escopo bem definido
Comitês extra-curriculares, que abordam temas fora das atribuições de função de cada colaborador e às vezes ficam em segundo plano.

Aqui na weme, por mais que nossos times estejam bem acostumados com o trabalho remoto, sempre demos um valor enorme à presença física:

Cada detalhe do espaço físico da weme foi pensado para quebrar barreiras e incentivar conversas ao acaso entre os parceiros da nossa rede;
Cada interação presencial, da entrada à despedida, foi projetada para gerar uma experiência encantadora para todos
Nossa cultura do dia-a-dia sempre foi de muitos abraços, muitas emoções e muita união de time.

Mas, do dia pra noite, a nossa base presencial deu uma pausa forçada.

E por isso, da noite para o dia, corremos para encontrar rotas alternativas para manter a mesma união e engajamento não só entre nossos times internos, mas também entre os times que formamos com nossos parceiros.

Queremos compartilhar os 6 melhores caminhos validados por nós para que mais times se encontrem tão próximos e motivados quanto se estivessem juntos na mesma sala. Bora juntos?

1. Desperte uma causa em comum
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Tempos complexos como o que estamos vivendo despertam propósitos genuínos entre times. Muitas empresas estão na luta por perseverar na crise, outras estão fazendo de tudo para apoiar segmentos que realmente precisam de ajuda. Colegas de trabalho precisam de apoio e muitos encontram no trabalho uma forma de contribuir e fazer a diferença na crise.

Nesse sentido, pode ser poderoso explorar e despertar um propósito em comum no time. Pode ser uma missão, uma causa. O importante é que estejam todos unidos para atingir um objetivo comum - e cada um precisa enxergar sua relevância para contribuir na jornada.

Aqui na weme, por exemplo, a meta de digitalizar 100% da operação para manter o sonho da empresa vivo fez com que todo o time, cada um do seu jeito, se unisse para transformar as experiências presenciais em digitais em um hackaton de 48h. Com a missão cumprida, conseguimos distribuir o sentimento de dono e o time ficou ainda mais unido para os novos desafios que certamente virão.‍

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2. Regras de comunicação são de graça - e evitam atritos desnecessários
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Não tem jeito: o ambiente digital pode causar um distanciamento que leva a atritos indesejados. Uma mensagem torta, um atraso de reunião, um pedido fora de horário ou mesmo uma frase aparentemente mais fria podem ser mal interpretados na falta de um olho-no-olho que clareia muito as coisas.

Por isso, combinados de time ajudam muito a antecipar esses atritos através de regras em comum para evitar desentendimentos e deixar a comunicação mais clara mesmo com a distância.

Dentro dessas regras, sugiro alguns tópicos que validamos nos times da weme:

Webcam ligada sempre que possível: assim, podemos ao menos ver as expressões de cada um, olhar o contexto em volta e dar mais calor nas conexões.
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Horário é horário: Como cada um está na sua casa, o alinhamento de horários para reuniões é ainda mais importante no respeito à rotina do outro. Alinhar uma tolerância de 3 a 5 minutos, por exemplo, faz com que todos se dediquem mais ao cumprimento de agenda e, se alguém atrasar, não ficará chateado porque a reunião já começou.
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Restrições de agenda: em home office, a agenda das pessoas tende a fugir do padrão do horário comercial. Eu, que sou mãe, por exemplo, estou revezando os cuidados com minha filha com meu marido e tenho horários que estão indisponíveis para reunião. Como o time já sabe disso, todos são muito mais compreensíveis com essa flexibilidade. Algumas pessoas podem preferir reuniões apenas após às 9h, outras agora têm que cozinhar o almoço no fim da manhã. Alinhando essas rotinas, a agenda do time fica boa pra todos na medida do possível.
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Onde comunicar e quando: Existem cada vez mais ferramentas digitais no meio da comunicação entre times (Celular, Hangouts, Whatsapp, Telegram, Slack, Teams, E-mail e por aí vai). Para não ficar uma loucura de informações jogadas que geram demora na resposta e mensagens perdidas, é bom alinhar o que deve ser comunicado em que ferramenta. Na weme, por exemplo, usamos prioritariamente o Slack. Mas, em alguns times, o Whatsapp é usado para mensagens urgentes ou fora do horário comercial. O e-mail ficou restrito a comunicações oficiais e troca de mensagens com clientes.
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Tudo tem que ter um dono: Digitalmente, o "deixa que eu deixo" pode ser ainda pior e, como todos sabem, cachorro com muito dono morre de fome. Por isso, alinhar quem é o principal responsável de cada tarefa (mesmo que a pessoa não vá executar tudo sozinha) facilita a comunicação clara e a atribuição transparente de funções.

Pra completar essa lista, fizemos um post só com hack super úteis para esse alinhamento de times remotos (você pode acessar aqui).

*Aqui na weme, priorizamos o slack para nos comunicarmos :)*

3. Tecnologia como aliada - e não como inimiga
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Se você digitar "ferramentas de colaboração remota" no Google, vai encontrar uma variedade sem fim de opções para organizar a vida e a rotina do seu time. Isso é muito bom, mas ferramentas em excesso podem desgastar a dinâmica e a produtividade do time.

A tecnologia pela tecnologia de nada adianta. Ela deve ser um vetor, um caminho para atender a uma necessidade do time. Para facilitar nessa seleção, separei alguns pontos de alerta que nos ajudaram a definir as melhores ferramentas para nós:

Ferramentas de primeira necessidade:

Reunião: Leve em consideração o número máximo de pessoas, o número de salas simultâneas e a capacidade de gravar conteúdos importantes. Aqui na weme usamos o Hangouts e o Zoom, além de chamadas rápidas via whatsapp mesmo. Outras opções: Appear.in, GoTo Meeting, etc
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Gestão de times e projetos: Essenciais para acompanhar o andamento das tarefas de time de forma colaborativa e proporcionar uma visão única da operação para o time. Recomendamos o Trello e o Asana (ambos têm versões gratuitas)
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Arquivos na nuvem: Ferramentas de compartilhamento e armazenamento de dados na nuvem são vitais. Dropbox, Google Drive e OneDrive são os mais conhecidos e usados.
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Ferramentas de colaboração remota: Para substituir a interação de reuniões presenciais, que podem ser feitas com o olho-no-olho, post-its e anotações em flip-charts, existem ferramentas que são ainda melhores para concretizar a colaboração e síntese de ideias e discussões de forma visual. Recomendamos muito o Miro e o MURAL (
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Acompanhamento de indicadores: Dashboards com as principais métricas de performance de times ajudam a alinhar objetivos e o quanto falta para atingi-los. Além de dashboards que já estão dentro de ferramentas como CRM ou automação de marketing, cada time pode criar um painel no Google Data Studio ou mesmo no Excel. O que importa é que os dados estejam visíveis e acessíveis para todos.

Atenção especial para o engajamento e nível de interação do time: não adianta ter um monte de ferramentas que apenas algumas pessoas do time gostam. Pelo menos para as ferramentas essenciais, é importante encontrar aquelas com as quais todos encontrem familiaridade e utilidade. Caso contrário, é esforço desperdiçado.

Às vezes, menos é mais: se o time não tiver muita familiaridade ou conforto com muitas ferramentas diferentes, nada como um bom excel ou Google Sheets compartilhado para alinhar tarefas, metas e responsáveis.

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*O Mural é uma das ferramentas que utilizamos para projetos remotos.*

4. Novos rituais para reinventar a proximidade
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No escritório, é natural a conversa no corredor, a parada para um café, um almoço com o time ou mesmo um papo furado antes de uma reunião. Virtualmente, a princípio as conexões são mais frias e objetivas.

Mas é possível trazer esses rituais para manter (ou mesmo incentivar) a conexão dos times, principalmente num momento de quarentena (em que muitas pessoas estão com saudade das conexões e interações). Compartilho alguns dos rituais que temos na weme para você se inspirar:

Café da weme: todos temos um convite às 8h para quem quer tomar um café da manhã junto. Fazemos também algumas pausas para café em reuniões mais longas ou projetos. Desse jeito, é possível "emular" o cafézinho do dia-a-dia ou mesmo os coffee-breaks de projetos com conversas mais informais que aproximam as pessoas.
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Almoço em conjunto: Em home office, o almoço tende a ser um momento de 5 minutos olhando para o computador. Mas, se você marcar um almoço virtual com alguém do time (ou mesmo com o time inteiro), é possível trazer de volta as conversas descontraídas do refeitório e conseguir uma companhia pra dar uma pausa de verdade no dia corrido..

Entrar na sala virtual 5 min antes da reunião: Em algumas reuniões, já nos acostumamos a entrar 5 min mais cedo pra jogar um pouco de conversa fora com o time. Pode ser aquele momento em que você mostra a bagunça de casa, as crianças correndo, o cachorro no colo. Aos poucos isso vai ficando hábito e estreita laços entre o time.
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Começar a reunião com um momento de conexão: Uma outra forma de substituir os papos inusitados de corredor é incentivar a troca de curiosidades do time em reuniões periódicas, por exemplo. Entre algumas perguntas que renderam boas conversas, estão: filme favorito, curiosidade que ninguém sabe, uma vergonha de infância, o que faria se ganhasse na loteria, o que faria se a quarentena acabasse amanhã...
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Happy Hour e noite de Jogos também vale: Na falta de um barzinho, um futebol de noite ou uma pizza na casa de alguém, pelo menos 1 dia por semana temos marcado algumas atividades virtuais para confraternização do time. Pode ser desde uma noite de jogos virtuais (tem muita opção legal, de Uno a karaokê) até uma cerveja com amigos.

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*Nosso happy hour sempre fica mais divertido quando os bebês aparecem :)*

5. Produtividade com rotinas ágeis
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A distância faz com que muitos líderes não saibam lidar com a falta de controle em relação ao seu time que, agora, está remoto. Por outro lado, os liderados também sentem necessidade de mostrar serviço e acabam inundando o líder com milhões de mensagens só para comprovar que está por ali. Esse excesso de zelo acaba minando a produtividade tanto quanto a falta de comunicação e contato por muito tempo.

Várias metodologias ágeis, como o Scrum, por exemplo, se baseiam em objetivos alinhados em ciclos contínuos com rotinas constantes. Rituais de comunicação frequente com objetivo e pauta definidos trazem muita eficiência para times remotos. Aqui na weme, estabelecemos ciclos com periodicidade semanal que são sustentados por 2 rotinas ágeis importantes:

Weekly Review + Planning: É uma reunião semanal de time, com duração de 2 horas, que ocorre sempre às sextas-feiras. O objetivo aqui é rever o que aconteceu na semana, o que deu certo e errado e planejar os objetivos e tarefas que serão realizados na semana seguinte.
Daily: Reunião diária de 15 a 30 min para que cada membro do time passe o status rápido do que foi feito no dia, do que está em andamento e potenciais barreiras para executar o plano da semana. De forma rápida, todo mundo sabe o que o outro está fazendo e consegue ajudar se necessário for.

6. Quando não souber o que fazer, aprenda - e time unido aprende junto
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Quanto mais complexo e incerto é o contexto e quanto mais rápido ele muda, maior é a instabilidade das respostas para os desafios que aparecem na nossa frente. Nesse novo contexto de mundo digital, prospera quem encontra mais rápido os caminhos para se adaptar constantemente.

No entanto, como nem sempre as respostas para os novos desafios que surgem são óbvias, o que nos resta é explorar e aprender novas possibilidades de solução. Nesse sentido, uma curiosidade interessante que percebi ao ouvir cases de startups consolidadas como Google e Facebook é que eles sempre se referem ao "escritório" da empresa como "Campus". "Você já conheceu o campus do Google?".

O Campus é um local de aprendizado colaborativo - e as empresas mais adaptadas ao novo contexto digital possuem um ambiente que propicia e incentiva constantemente o aprendizado de times que estão frente a frente com um novo desafio para resolver. Não saber a resposta não é motivo de vergonha: é motivação para explorar, testar e aprender.

Nesse sentido, não há forma melhor de engajar times com um problema pra resolver do que dar caminhos para aprender o novo juntos. Esse desenvolvimento mútuo e colaborativo com um objetivo em comum nivela conhecimento e traz uma cumplicidade diferente para a equipe.

A cultura de resolver desafios através de experiências práticas de aprendizagem faz parte do DNA da weme (escrevi um pouco sobre como aprendemos rápido na weme nesse artigo aqui). Acreditamos que aprender é uma escolha e quem escolhe aprender junto está motivado a trabalhar para encontrar novas soluções juntos. Por isso, sempre que precisamos aprender algo rápido, criamos uma maratona de aprendizagem focada no objetivo final e que mescla teoria e prática de forma muito intensa e divertida.

Esse nosso jeito de aprender para desenvolver times deu tão certo internamente que começamos a aplicá-lo nos projetos com clientes parceiros: para nivelar o conhecimento sobre um novo método ou sobre o contexto de um projeto, passamos a aplicar a mesma maratona de aprendizagem. Com essa aplicação externa, validamos ainda mais que times que aprendem juntos ficam muito mais unidos para enfrentar o que der e vier.
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Referências:

#tamojunto: Como despertar a união e o engajamento de times ̶a̶g̶o̶r̶a̶ remotos?

1. Desperte uma causa em comum‍

2. Regras de comunicação são de graça - e evitam atritos desnecessários‍

3. Tecnologia como aliada - e não como inimiga‍

4. Novos rituais para reinventar a proximidade‍