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ÁgilConciliar Design e Agilidade favorecem a criação e redesenho de ideias que saem do papel e são desejadas pelas pessoas
Você provavelmente já deve ter sofrido na pele com processos pouco amigáveis, complicados e que geram perda de tempo e, muitas vezes sem perceber, já deve também ter participado da construção de processos que as pessoas não gostam de seguir.
Em uma pesquisa realizada pela Harvard Business Review, pessoas entrevistadas - colaboradoras de várias organizações - afirmam dedicar 42% do tempo para resolver problemas e processos internos. Associado a isso, as empresas perdem, em média, 20% da sua capacidade produtiva, segundo a mesma pesquisa, justamente por conta de processos que consomem tempo valioso e impedem que as pessoas façam atividades que agreguem valor.
Diante desse contexto, a inovação em processos não é só uma grande oportunidade, mas também uma necessidade latente para as empresas. Nesse artigo, compilamos os principais problemas no redesenho de processos e mostramos como as competências do design e do desenvolvimento ágil trazem um caminho inteligente e contemporâneo para a criação de processos que saem do papel e que as pessoas de fato querem seguir.
Sabemos que muitos investimentos (de tempo, recursos e dinheiro) das empresas são destinados à otimização e redesenho de processos. Seja através de times internos, seja através de consultorias, muitos desses projetos ficam lindos no papel… mas muitas vezes morrem no relatório final e não funcionam quando colocados em prática.
Muitos dos projetos de redesenho de processos com os quais trabalhamos aqui na weme já partiram de alguma tentativa inicial que não tinha dado certo. Em comum, identificamos as seguintes causas:
Esses problemas têm se tornado cada vez mais frequentes e evidentes com as mudanças rápidas de contexto (como tem sido com a pandemia de Covid-19, por exemplo). Com isso, muitas empresas também perceberam que precisam de novos caminhos para resolver novos (e velhos) desafios em um novo contexto. Uma abordagem mista entre design e desenvolvimento ágil é um dos novos caminhos que temos aplicado aqui na weme.
Assim como define Tim Brown, "o Design Thinking é uma abordagem centrada no ser humano para a inovação, que se baseia no kit de ferramentas de designer para integrar as necessidades das pessoas, as possibilidades da tecnologia e os requisitos para o sucesso dos negócios”.
Trocando em miúdos, o design thinking é um modelo mental que busca resolver problemas complexos colocando as pessoas no centro da solução. O design parte sempre do entendimento profundo sobre o problema e as dores das pessoas usuárias para então projetar soluções mais criativas e assertivas a partir desse entendimento.
Essa abordagem se baseia em 3 diretrizes:
O uso das competências do design para criar ou redesenhar processos é um ótimo caminho para sanar boa parte dos problemas relatados no primeiro tópico. Por trás de todo processo está a jornada de uma pessoa que está em busca de uma solução para um problema. Entender esse significado ajuda a entender o propósito de um processo: ajudar alguém a encontrar a solução da melhor forma possível. Entre as vantagens, estão:
Redução do risco em projetos que utilizam a abordagem do Design.
Dessa forma, a abordagem de design thinking antecipa e sana vários modos de falha no redesenho de processos logo no início da jornada. No entanto, ainda que o design seja ótimo para compreensão do problema, levantamento de hipóteses e validação de processos, muitas vezes essa lógica não segue para a implementação do processo na vida real. É aqui que o mindset ágil entra para dar continuidade aos ganhos do Design.
Em 2001, com o objetivo de dar voz e escala a uma nova forma de desenvolvimento de soluções digitais, um grupo de desenvolvedores de software de grandes empresas escreveu o manifesto ágil. Ele trouxe na sua essência um mindset mais contemporâneo para desenvolver novas soluções no novo contexto de mundo. Esse novo jeito se baseia em 4 valores:
Mesmo havendo valor nos itens à direita, o mindset ágil dá mais valor aos itens à esquerda. Veja que nenhum deles prioriza especificamente a rapidez, pois a velocidade de resposta é uma consequência do mindset ágil. Esse novo modelo mental viabiliza uma organização mais adaptável e, com isso, aumenta a assertividade e reduz o risco da operação.
Por mais que tenha sido originado no desenvolvimento de software, os valores do manifesto ágil também se aplicam ao desenvolvimento de outros tipos de soluções, como processos. Igual a um software que está em constante aprimoramento, um processo pode ser lançado com o que é mais latente e ir se aprimorando aos poucos. Trazer as competências do mindset ágil para o desenvolvimento de processos ajuda na antecipação de entregas e na adaptação às mudanças de contexto.
Os 4 valores do manifesto ágil explicados acima falam muito da essência de um modelo mental. Esse modelo, por sua vez, pode ser colocado em prática em vários contextos e de várias formas. Existem centenas de métodos ágeis para as mais diversas aplicações e você pode estudar e testar vários deles em uma mesma operação. O método específico de execução pouco importa: importa mais é a aplicação prática do modelo mental (que é base para todos os métodos existentes e muitos que ainda virão).
Nesse sentido, como muitos sabem, o design é uma abordagem alinhada com o manifesto ágil. No entanto, como já dito, é mais utilizada no momento de compreensão do problema e validação da solução, preparando o terreno para a implementação. Seguir a lógica do mindset ágil na implementação de processos, por sua vez, significa colocar um processo para rodar da mesma forma que um software:
Diferença entre jornada ágil e jornada tradicional.
Aqui na weme, unimos as competências do design e do desenvolvimento ágil para quebrar esse ciclo vicioso e inovar nesse tema tão tradicional através da criação e redesenho de processos que agregam valor e que importam para as pessoas. Para cada desafio de processos, criamos e lideramos um time multidisciplinar de até 6 pessoas, formado por wemers e pessoas do time da empresa cliente, focando trabalhar em ciclos ágeis desde a exploração do problema até a implementação da solução.
Ciclo ágil de projeto
Essa união se desdobra nas seguintes diretrizes que, por sua vez, trazem novos ares ao redesenho de processo:
1. Comecemos pelo óbvio: entender quem vai usar o processo, ao invés de nos basearmos apenas em benchmarks e inferências internas.
2. Envolver diferentes áreas desde o início do projeto, para trazer diferentes perspectivas e pessoas aliadas que podem colaborar com a construção e implementação.
3. Recortar bem o problema que o processo deve resolver, ao invés de querer resolver todos os problemas eu um processo só.
4. Pensar não só nas etapas, mas também nas conexões, mapeando informações necessárias, pontos de contato, as pessoas envolvidas e as barreiras de interação.
5. Testamos o processo no "papel de pão" antes de colocá-lo em prática, ao invés de esperar por meses até ter o "processo" perfeito em mãos para testar com a pessoa usuária.
6. Tratamos a melhoria de processos como algo contínuo, e não como um projeto pontual que não se adapta às mudanças.
Além dos benefícios primários de otimização de etapas redundantes ou desnecessárias para a pessoa usuária, processos criados com e para as pessoas geram um aumento do engajamento das pessoas que o utilizam, além da melhoria da interação e da eficiência entre times. Eis a magia do design thinking.
O problema de redesenho de processos pode ser um velho conhecido das organizações, mas o jeito de resolvê-lo pode ser novo. Na pior das hipóteses, essa é uma abordagem que vale testar, não acha?
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Marisa Oliveira
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