Como reprogramar a estratégia de curto prazo e manter o engajamento entre times remotos?

A maioria das empresas está em um batalha constante para reprogramar a estratégia de curto prazo de maneira ágil, contando com o engajamento de todo o time. Nós criamos um framework pra te ajudar nisso! Saiba mais

Batendo a marca de um ano em pandemia, muitas organizações não só estão sobrevivendo à crise, mas também prosperando. Em uma pesquisa realizada pela McKinsey, 80% dos executivos entrevistados disseram acreditar que suas organizações responderam de forma eficaz à pandemia.

No entanto, não basta pensar que os esforços param por aí. O ano passado nos deixou a importante lição de que precisamos nos acostumar e nos preparar para ondas rápidas de mudanças. Como resultado disso, entramos agora em um novo nível de desafio: uma batalha constante para reprogramar a estratégia de curto prazo de maneira ágil, contando com o engajamento de todo o time.

Essa urgência frequente em projetar um novo rumo para estratégia e priorizar iniciativas de curto-prazo pode induzir ao erro de que estabelecer algumas novas metas e comunicar isso para toda a organização basta para garantir uma execução fluida entre os times. Entretanto, quem puxa o carro da execução aqui é o engajamento. Sem o envolvimento, a integração e interação das pessoas e times em torno da estratégia, não há comunicação capaz de alavancar uma boa execução.

No contexto atual, embora muitas empresas já tenham encontrado caminhos de sucesso com uma operação 100% remota, muitas outras ainda penam para garantir união e engajamento entre os times, principalmente nos momentos em que é necessária uma resposta rápida às mudanças repentinas de contexto que colocam em xeque a estratégia previamente estabelecida.

Em ambos os casos, concretizar um time unido e engajado no ambiente digital não é trivial e exige um empurrão (ou alguns) para se tornar realidade consistente nas organizações. 


Short Shot Plan Design: uma ferramenta capaz de unir e engajar os times remotos no redesenho da estratégia de curto prazo. 

Esse empurrão para engajar os times remotos por si só já é mega desafiador. Mas, para adicionar mais a essa equação, os times - que depois de meses trabalhando remotamente podem estar desmotivados - precisam ser parte ativa e entrar no barco junto com seus líderes para que a priorização das iniciativas de curto prazo funcione. 

Aqui na weme, para resolver esse desafio, propusemos uma nova ferramenta chamada Short Shot Plan Design. Seu principal objetivo é ser um instrumento colaborativo para tomada de decisões e redesenho de ações de curto prazo e alto impacto.

Mais do que auxiliar na gestão de crise, o Short Shot Plan atua em 3 principais pontos para destravar situações complexas:

  1. Reprogramação da estratégia de curto prazo

Ao se depararem com uma mudança de contexto, as empresas precisam de novos inputs para alternar a rota e continuar no jogo. Através do Short Shot Plan, é possível pensar em novas iniciativas, conciliando todas as outras já existentes na rotina ou estratégia, para focar no que é realmente fundamental para a empresa no momento. 

  1. Gestão visual da reprogramação

Não basta pensar e projetar um novo rumo para a estratégia, é preciso ter as análises de forma visual, deixando muito claro para todos quais são as mudanças, objetivos de curto prazo, iniciativas existentes, novas iniciativas e como será a execução do plano de ação.

  1. Engajamento e união de times remotos

É importante que todo o time esteja unido para atingir um objetivo comum - e cada um precisa enxergar sua relevância para contribuir na jornada. O Short Shot Plan, por ser uma ferramenta colaborativa, desperta o sentimento de dono e os times, que ficam ainda mais focados para os novos desafios que certamente virão.

Framework Short Shot Plan


Como utilizar o Short Shot Plan Design?

Antes de começar, é fundamental que você reúna um time multidisciplinar de, no máximo, 6 pessoas para conduzir o processo. 

Passo 0: Alinhamento de contexto.

O passo 0 antes do início do uso da ferramenta é abrir a discussão com um nivelamento de conhecimento sobre as principais mudanças de contexto e as principais consequências (positivas e negativas) que podem impactar a operação. A pessoa que vai liderar a reunião pode fazer um sumário desse contexto, apresentar para as demais pessoas e garantir que todos estão na mesma página. Esse alinhamento é chave para embasar os passos que virão.

Passo 1: definir o tiro curto. 

Defina aquele período que vocês imaginam que deve, ou vai durar, a execução desse plano exclusivo. Em seguida, liste de 1-3 objetivos principais para o período e que tenham como base o contexto apresentado (objetivos que visam mitigar os riscos e alavancar as oportunidades diante da mudança de contexto). É importante que esses objetivos sejam mensuráveis e factíveis e estejam alinhados e comprados pelos envolvidos, pois o levantamento e priorização de iniciativas precisa ser guiado por esse norte.


Passo 2: liste as iniciativas


Em grupo, liste inicialmente todas as iniciativas que já estavam programadas para acontecer no período definido. Na sequência, abra a discussão para que o time possa sugerir novos projetos ou iniciativas a partir dos objetivos propostos. O grupo pode optar também por organizar as iniciativas em alguns agrupamentos estratégicos, nomeando-os. 

Depois de listadas, o time deve organizar essas iniciativas (ou grupos de iniciativas) pelo nível de impacto potencial que elas têm em relação aos objetivos listados no passo 1. 

Passo 3: vote nas iniciativas.

Note que no framework existem 5 categorias para organizar as iniciativas e projetos: Eliminar, Reduzir, Manter, Ampliar e Criar.

Começando pela categoria eliminar, cada pessoa no grupo tem 2 votos para escolher quais iniciativas, ou grupos de iniciativas, deseja eliminar. Na sequência, na categoria reduzir, cada membro do time tem 2 votos para escolher quais as 2 iniciativas gostaria de reduzir (é importante ressaltar que os membros podem votar também nas iniciativas que já foram escolhidas em outra categoria). 

Faça o mesmo para as categorias restantes (Manter, Ampliar e Criar)

Passo 4: defina os times responsáveis pela execução e resultados esperados.

Agora que o seu time já tem as iniciativas priorizadas, defina os times responsáveis pela execução e resultados esperados (de preferência, quantificáveis). Traga todas as iniciativas, projetos ou grupos que estavam nas colunas "manter", "ampliar" e "criar" para grupos priorizados no passo 4. Avalie com o time a capacidade de realização dessas iniciativas e, se necessário, devolva algumas delas para as colunas "reduzir" ou "eliminar".

Após escolhidos os projetos, iniciativas ou grupos de iniciativas que devem ser entregues nesse período, o grupo de trabalho deve definir quais são os resultados esperados priorizados, bem como a pessoa responsável e o possível time para cada iniciativa ou grupo de iniciativas.



Passo 5: estabeleça rotinas ágeis para garantir o desdobramento das iniciativas.

Seu time acabou de projetar um plano de tiro curto para um ambiente extremamente incerto e volátil, então é fundamental que estejam flexíveis para acompanhar e revisar esse framework diariamente. 

Várias metodologias ágeis, como o Scrum, por exemplo, se baseiam em objetivos alinhados em ciclos contínuos com rotinas constantes. Aqui na weme, estabelecemos ciclos com periodicidade semanal que são sustentados por 2 rotinas ágeis importantes:

  • Weekly Review + Planning: É uma reunião semanal de time, com duração de 2 horas, que ocorre sempre às sextas-feiras. O objetivo aqui é rever o que aconteceu na semana, o que deu certo e errado e planejar os objetivos e tarefas que serão realizados na semana seguinte.

  • Daily: Reunião diária de 15 a 30 min para que cada membro do time passe o status rápido do que foi feito no dia, do que está em andamento e potenciais barreiras para executar o plano da semana. De forma rápida, todo mundo sabe o que o outro está fazendo e consegue ajudar se necessário for.


Como grandes empresas podem colocar o Short Shot Plan em prática? 


Um dos exemplos que eu mais gosto de contar para tangibilizar o uso da ferramenta Short Shot Plan é o case de reprogramação da estratégia da Starrett. 

A empresa tinha um desafio bastante comum entre muitas empresas no contexto do Covid-19: planejar a estratégia de curto prazo da área comercial e aumentar a união dos times no trabalho remoto durante o projeto. 

Como resolvemos?

Formamos um time composto pelas áreas de Marketing, RH e Comercial da Starrett junto com o time de designers da weme e iniciamos a reprogramação da estratégia, utilizando o framework Short Shot Plan, de forma 100% virtual. 

Começamos listando uma série de iniciativas e projetos que faziam mais sentido estrategicamente, com foco maior em garantir as entregas e aumentar o faturamento no período.

Ao final, definimos as metas para cada iniciativa e as pessoas responsáveis por executá-las.

E os resultados?

A aplicação prática e rápida do Short Shot Plan possibilitou a aceleração da cultura de colaboração remota e mindset ágil dentro da Starrett, fazendo com que os times ficassem mais unidos e engajados em prol de um mesmo objetivo. 

O planejamento da estratégia de curto prazo voltada para a ação também trouxe aos times envolvidos uma visão holística dos cenários atuais e futuros da empresa, resultando em um plano de ações vivo e cocriado entre os participantes.

Veja os depoimentos dos participantes desse projeto:

Faça do download do Short Shot Plan:


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