Há 15 dias eu estava escrevendo sobre boas práticas para facilitação de workshops colaborativos presenciais. De repente, o contexto de mundo é outro: rapidamente a forma como trabalhamos e interagimos uns com os outros mudou - principalmente para aqueles que trabalham diretamente com a presença física das pessoas.

Decidi então adaptar o conteúdo levando em conta um cenário onde as experiências que antes eram físicas, agora acontecem 100% de forma remota, com participantes e facilitadores dividindo o mesmo espaço: o virtual.

As dicas de ouro apresentadas aqui são aprendizados que tive ao conduzir projetos digitais e também observando colegas de trabalho facilitando remotamente. Muitas são iterações do processo visando sempre melhorar a experiência tanto de quem participa, quanto de quem conduz os projetos. Compartilho abaixo a fala de um cliente da weme, ao comentar sua experiência com design sprint remota:

"Me surpreendi. Conhecíamos pessoalmente essas etapas. Basicamente em 3 horas, adiantamos uma etapa de trabalho que poderia ficar parado. O projeto anda! Esse lado é sensacional, o projeto anda. Particularmente gostei muito. A ferramenta é poderosa"

A ferramenta que o participante comentou é o MURAL. Como facilitadores de projetos remotos, percebemos que seria fundamental entender profundamente as ferramentas que poderiam nos apoiar nesse processo. Essa em específico, tem a experiência de cadastro super fluída e intuitiva e possui funcionalidades focadas nas necessidades de quem facilita a dinâmica, melhorando muito a experiência do facilitador. Também existem outras ferramentas como Miro e Post-it App. Para gerir o projeto, usamos o Trello.

A comunicação por voz com os participantes durante as dinâmicas no MURAL pode acontecer por meio de várias  plataformas como o Google Hangouts, Bluejeans, Microsoft teams, Gotomeeting, Webex, entre outros. A dica é utilizar a plataforma que se tem mais familiaridade ou a que funcionar para o time no momento - em virtude da segurança da informação, alguns clientes têm preferido utilizar a ferramenta da empresa. Para as vídeo chamadas durante os projetos, compartilho abaixo boas práticas que ajudam a proporcionar uma experiência mais calorosa e humana:

  • O enquadramento da câmera deve priorizar um local com boa iluminação e cenário agradável. Cuidar com o que aparece no fundo da sua imagem é essencial para a experiência de quem vai te ver. Ótima oportunidade para criar uma parede ou fundo com cenário para videochamadas!
  • Ligar a câmera para ver as pessoas de verdade e observar expressões faciais ajuda a desenvolver empatia e gera mais profundidade com as pessoas :)
  • Sempre que possível, utilizar fones de ouvido, porque ajudam a priorizar voz, minimizando ruídos de fundo 
  • Fechar as abas abertas e priorizar a aba da vídeo chamada
  • Quando alguém estiver falando, mutar seu microfone (control + D é o atalho do hangouts para mutar e desmutar)
  • Afirmações rápidas como respostas à perguntas do tipo 'estão me ouvindo?' podem ser enviadas no chat da plataforma, assim não interrompe a experiência de todos e quem perguntou pode receber feedback rapidamente
  • Dar início às videochamadas externalizando como estão se sentindo naquele momento é uma boa forma de criar conexão com todos na chamada. É também um momento para exercitar a empatia com mães e pais que estão com crianças em casa para então entrar no assunto do trabalho :)
Mauricio e Celso deixando o ambiente mais leve e divertido


Para contar as dicas de ouro sobre como facilitar com excelência um projeto remoto, criei uma jornada que ajudou a estruturar esse texto em três partes principais: preparação, condução e acompanhamento.

1. Preparação do projeto remoto

A maior parte da facilitação remota acontece no momento do planejamento. Para que o facilitador possa proporcionar a melhor experiência no momento da condução, é preciso que ele tenha prontas as etapas da sprint remota e os materiais que serão utilizados no momento da sprint. O facilitador deve:

  • Planejar a agenda do dia. A dica é não ultrapassar mais do que 4 horas de facilitação remota, variando intervalos de 10 minutos a cada 50 minutos de atividade. Preferencialmente não marcar encontros remotos antes das 9h e após as 15h;
  • Criar cada mural contendo a ferramenta que será utilizada. A dica aqui é na primeira ferramenta, colocar post-its com cores e nome dos participantes, para que o participante encontre seu nome e a cor respectiva. Eles se sentirão super lembrados quando encontrarem a primeira ferramenta contendo seu nome :)
  • Pensar quais dinâmicas de quebra-gelo podem ser experienciadas remotamente. Uma dica aqui é conduzir o 'eu quero eu quero' que é uma dinâmica onde uma pessoa pede um objeto e as outras devem trazer para a videochamada. Ganha quem trouxer o objeto primeiro. Outra opção é usar o Snap Camera, aplicativo com filtros divertidos;
  • Separar conteúdos e atividades para serem feitas individualmente pelos participantes em momentos fora da sprint;
  • Enviar convites de agenda de todos os encontros da sprint para os participantes com a etapa da sprint. Por exemplo: "Entendimento & Empatia", "Definição", "Ideação";
  • Definir quem será a dupla de facilitadores que vai acompanhar a sprint remota; 
  • Preparar o seu ambiente: água, post-its, canetas, folhas e lista com nome dos participantes. Como o facilitador apresenta sua tela quase o tempo todo, fica difícil consultar algo no seu computador. A indicação é ter o cronograma das etapas da sprint escrito em folha de papel, ajudando o facilitador a seguir com os próximos passos sem precisar visualizar na sua tela do notebook. Já para quem está utilizando dois monitores em casa, a consulta dos documentos fica na tela que não está sendo compartilhada;
  • Fazer teste de conexão com participantes.
Ambiente preparado para começar os projetos


Dupla de facilitadores

Para conduzir as sprints remotas, é uma boa prática ter uma pessoa que irá fazer dupla com o facilitador, caso a conexão caia, a dupla poderá conduzir a sprint sem que a experiência dos participantes seja interrompida. Sendo assim, é interessante a definição de papéis entre facilitador e pessoa que apoia, com o objetivo de proporcionar a melhor experiência para quem será conduzido. Temos organizado atividades de comando e facilitação para o designer facilitador e atividades como treinamento do MURAL, música, controle do tempo, envio dos links e materiais e apoio com conexão e logins para a pessoa que apoia o facilitador. 


Testando a sprint remota

Ainda na etapa de preparação, o facilitador deve marcar um teste com os participantes da sprint, idealmente 1 dia antes do início da sprint e com duração de 30 minutos, com o objetivo de testar a conexão, instalar plataforma de comunicação, testar vídeo, microfone, reprodução de música e fazer o cadastro dos participantes no MURAL. Esse é um bom momento para verificar se alguém é daltônico e adaptar cores caso necessário.

Treinamento no Mural :)


Combinar a comunicação 

Acordar com os participantes como será a comunicação enquanto acontece a sprint influencia diretamente na experiência online. Isso significa que não iremos enviar mensagem aos participantes da sprint pelo WhatsApp, não queremos que a experiência online deles seja fora do computador. Esse foi um importante aprendizado que tivemos e optamos por nos comunicar através dos chats disponíveis nas plataformas, seja no MURAL ou no hangouts.

2. Condução do projeto remoto


No dia do projeto

O grande dia chegou! Enviar uma mensagem lembrando que em 30 minutos vamos nos encontrar na sprint remota ajuda a começar uma experiência online de cuidado com os participantes. O facilitador e a dupla devem estar sempre 5 minutos antes na call, com a apresentação pronta para ser visualizada e todos MURAL abertos e prontos para chegada dos participantes. O momento inicial gera muita ansiedade nos participantes e o papel do facilitador aqui é acalmar, minimizar a ansiedade com contextualização de como será a experiência remota.

Como facilitador uma dica que ajuda muito é ter uma folha com o nome e sobrenome dos participantes, assim você poderá além de chamá-los pelo nome, visualizar as iniciais do nome e sobrenome que podem  aparecer nas plataformas online. Também ajuda a identificar perfis introspectivos, incentivando a participação deles.

Para iniciar os projetos, estamos seguindo alguns passos que vêm fazendo sentido para uma experiência remota encantadora. São eles:

  • Damos boas-vindas bem animados, agradecemos pelo tempo das pessoas e apresentamos agenda do dia;
  • Momento do setup. Pode-se utilizar algumas frases prontas: "esses minutinhos fazem parte do processo, porque precisamos ajustar aqui" e “ligar a câmera aqui seria muito legal, se vocês acharem que a conexão de vocês vai dar conta”;
  • Cada pessoa na sprint se apresenta falando nome, onde nasceu, filme favorito e comida favorita. O facilitador começa, para dar o exemplo ao time). Fica livre para escolher dinâmica de quebra gelo nesse momento;
  • Momento dos combinados, com checklist: uma fala por vez, desligar ou virar a tela dos celulares para baixo, notebook com bateria ou tomada por perto, conexão com máximo potencial, abas fechadas, downloads pausados;
  • Convidar para um ambiente confortável: "Que tal uma dose de animação/alegria? 5 minutos para café, chocolate, chá, música, seu pet por perto";
  • Avisamos sobre os intervalos: "planejei intervalos ao longo da nossa experiência, vamos poder responder WhatsApp, e-mail, água, café, chá";
  • Tiramos  um tempinho para acostumar a mutar e desmutar o microfone ao falar;
  • Sugerimos que as pessoas busquem um mouse, lápis, borracha e uma folha A4!;
  • Reforçamos a importância em estar presente no momento;
  • Iniciamos um breve treinamento no MURAL, que leva aproximadamente 15'. Fazemos assim: atividade prática - 1' para escreverem comidas favoritas. Depois, fazer votação nas 3 comidas favoritas, para treinar o momento de votação que será muito utilizado posteriormente na sprint;
  • Conduzimos atividade de expectativas, onde os participantes e facilitadores escrevem as expectativas para o projeto:
     
  • Iniciamos o primeiro frame;
  • Liberamos para intervalo de 10' a 15'.


Momento do intervalo durante o projeto

Frameworks

Os frameworks são fundamentais para guiar a colaboração online. Para uma boa condução é importante  explicar o comando de forma clara, assim como se faz na facilitação presencial e se precisar, explicar o comando de duas formas diferentes. Em seguida, perguntar se ficou claro e se alguém tem alguma dúvida em como preencher o frame. Depois, estipular o tempo no relógio do MURAL e esperar os participantes preencherem.  Percebemos que alternar entre momentos de atividade individual, intercaladas com atividades de compartilhamento em grupo, ajuda o time a se manter engajado na sprint. Nosso papel como facilitador nesse momento é evitar que o time fique o tempo todo discutindo enquanto estão preenchendo os post-its e dar foco à atividade em questão. 

Música

Tanto em atividades individuais quanto nos intervalos, colocar música ajuda a ter uma ótima experiência. Uma dica é tocar a música no celular e aproximar ao microfone do notebook, mas também pode-se utilizar o Loopback, um aplicativo que proporciona ótima experiência de música em vídeo chamadas. 

Finalizando o encontro online

Para finalizar a experiência digital, explicamos quais são os próximos passos, confirmamos o dia e horário do próximo encontro e repassamos a próxima agenda. Também é o momento para direcionar atividades e leituras que devem ser feitas pelos participantes para o próximo encontro.

Feedbacks

Ao final de um dia de facilitação remota, sempre abrir um momento para que os participantes possam externalizar seus sentimentos, contar como foi a experiência. Eu costumo pedir para cada pessoa contar o que mais gostou e o que poderia melhorar. Anote as falas das pessoas, porque a ideia nesse momento é identificar pontos de melhoria para iteração já no próximo encontro. 

3. Acompanhamento do projeto remoto

Ao final de uma experiência remota, sempre fazemos o debrief interno, momento em que procuramos reforçar pontos positivos e identificar pontos de melhoria. O facilitador teve a oportunidade de fazer a leitura do grupo e poderá alterar a próxima agenda, levando em consideração o ritmo, aprendizagem rápida, facilidade com MURAL e colaboração do time. Alguns times são mais fluídos e receptivos, outros precisam de mais tempo - o facilitador decide e complementa com atividades e dinâmicas para melhorar a experiência dos participantes. Muitos participantes querem revisitar os frames, então o facilitador deve enviar um e-mail contendo MURALs trabalhados sprint. 


Dicas básicas para facilitadores

Cada experiência será diferente da outra e quanto mais compartilhamento de aprendizados, mais podemos melhorá-las. Abaixo, mais algumas dicas que dedico para facilitadores:

  • Para um modelo de sprint tanto presencial quanto remota, a indicação é de até 5 participantes, mas exceções podem acontecer;
  • Experimente um MURAL por frame. Se utilizamos um único MURAL com todos os frames, a alta quantidade de post-its pode tornar a experiência lenta, além de deixar os próximos frames visíveis, podendo causar ansiedade nos participantes;
  • No começo, as setinhas vão ficar inquietas no MURAL mas é normal! Pessoas vão sentir necessidade de fazer parte da dinâmica online e como não será momento de fala, elas irão mexer muito as setinhas;
  • Aos poucos as pessoas vão acostumando com a dinâmica e ritmo online, respeitando tempo de fala, pausas, escuta, intervalos, etc;
  • Espere os participantes terminarem de falar por completo, porque existe um delay;
  • Discutir a todo momento pode tornar a dinâmica muito cansativa. A ideia é variar entre atividades individuais (mais introspectivas, mais calmas) e atividades em time (todos concentrados na mesma atividade, conversando, divergindo, colaborando e convergindo).

Assim como no frame Mapa de Empatia, para proporcionar uma ótima experiência online, um bom facilitador deve considerar as dores e ganhos de um participante de sprint remota, levando em conta o que eles sentem, visualizam, ouvem e falam. Valorizar detalhes, exercitar empatia e bom humor, a calma na fala e muita paciência são dicas que ajudam a realizar uma experiência humana, encantadora e super cativante.

Espero que esse conteúdo tenha trazido ideias, inspirações e boas dicas para uma facilitação de projetos remotos. Cada pessoa encontrará a sua maneira de conduzir a sprint e como todo bom facilitador, haverá muito improviso, mas dessa vez, improvisos online! :)


* Agradecimentos especiais às pessoas que contribuíram com a construção desse conteúdo: Nathália Conti, Carolina Nucci, Gustavo Moreno, Giovana Salmazo, Marina Gobett, Jefferson Aguilar e Marcelo Travi.