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GestãoDe repente, o contexto de mundo é outro: rapidamente a forma como trabalhamos e interagimos passou a ser 100% digital. Entenda quais são os caminhos para conduzir projetos remotos sem perder o ritmo e o encantamento.
Há 15 dias eu estava escrevendo sobre boas práticas para facilitação de workshops colaborativos presenciais. De repente, o contexto de mundo é outro: rapidamente a forma como trabalhamos e interagimos uns com os outros mudou - principalmente para aqueles que trabalham diretamente com a presença física das pessoas.
Decidi então adaptar o conteúdo levando em conta um cenário onde as experiências que antes eram físicas, agora acontecem 100% de forma remota, com participantes e facilitadores dividindo o mesmo espaço: o virtual.
As dicas de ouro apresentadas aqui são aprendizados que tive ao conduzir projetos digitais e também observando colegas de trabalho facilitando remotamente. Muitas são iterações do processo visando sempre melhorar a experiência tanto de quem participa, quanto de quem conduz os projetos. Compartilho abaixo a fala de um cliente da weme, ao comentar sua experiência com design sprint remota:
"Me surpreendi. Conhecíamos pessoalmente essas etapas. Basicamente em 3 horas, adiantamos uma etapa de trabalho que poderia ficar parado. O projeto anda! Esse lado é sensacional, o projeto anda. Particularmente gostei muito. A ferramenta é poderosa"
A ferramenta que o participante comentou é o MURAL. Como facilitadores de projetos remotos, percebemos que seria fundamental entender profundamente as ferramentas que poderiam nos apoiar nesse processo. Essa em específico, tem a experiência de cadastro super fluída e intuitiva e possui funcionalidades focadas nas necessidades de quem facilita a dinâmica, melhorando muito a experiência do facilitador. Também existem outras ferramentas como Miro e Post-it App. Para gerir o projeto, usamos o Trello.
A comunicação por voz com os participantes durante as dinâmicas no MURAL pode acontecer por meio de várias plataformas como o Google Hangouts, Bluejeans, Microsoft teams, Gotomeeting, Webex, entre outros. A dica é utilizar a plataforma que se tem mais familiaridade ou a que funcionar para o time no momento - em virtude da segurança da informação, alguns clientes têm preferido utilizar a ferramenta da empresa. Para as vídeo chamadas durante os projetos, compartilho abaixo boas práticas que ajudam a proporcionar uma experiência mais calorosa e humana:
Para contar as dicas de ouro sobre como facilitar com excelência um projeto remoto, criei uma jornada que ajudou a estruturar esse texto em três partes principais: preparação, condução e acompanhamento.
A maior parte da facilitação remota acontece no momento do planejamento. Para que o facilitador possa proporcionar a melhor experiência no momento da condução, é preciso que ele tenha prontas as etapas da sprint remota e os materiais que serão utilizados no momento da sprint. O facilitador deve:
Dupla de facilitadores
Para conduzir as sprints remotas, é uma boa prática ter uma pessoa que irá fazer dupla com o facilitador, caso a conexão caia, a dupla poderá conduzir a sprint sem que a experiência dos participantes seja interrompida. Sendo assim, é interessante a definição de papéis entre facilitador e pessoa que apoia, com o objetivo de proporcionar a melhor experiência para quem será conduzido. Temos organizado atividades de comando e facilitação para o designer facilitador e atividades como treinamento do MURAL, música, controle do tempo, envio dos links e materiais e apoio com conexão e logins para a pessoa que apoia o facilitador.
Testando a sprint remota
Ainda na etapa de preparação, o facilitador deve marcar um teste com os participantes da sprint, idealmente 1 dia antes do início da sprint e com duração de 30 minutos, com o objetivo de testar a conexão, instalar plataforma de comunicação, testar vídeo, microfone, reprodução de música e fazer o cadastro dos participantes no MURAL. Esse é um bom momento para verificar se alguém é daltônico e adaptar cores caso necessário.
Combinar a comunicação
Acordar com os participantes como será a comunicação enquanto acontece a sprint influencia diretamente na experiência online. Isso significa que não iremos enviar mensagem aos participantes da sprint pelo WhatsApp, não queremos que a experiência online deles seja fora do computador. Esse foi um importante aprendizado que tivemos e optamos por nos comunicar através dos chats disponíveis nas plataformas, seja no MURAL ou no hangouts.
No dia do projeto
O grande dia chegou! Enviar uma mensagem lembrando que em 30 minutos vamos nos encontrar na sprint remota ajuda a começar uma experiência online de cuidado com os participantes. O facilitador e a dupla devem estar sempre 5 minutos antes na call, com a apresentação pronta para ser visualizada e todos MURAL abertos e prontos para chegada dos participantes. O momento inicial gera muita ansiedade nos participantes e o papel do facilitador aqui é acalmar, minimizar a ansiedade com contextualização de como será a experiência remota.
Como facilitador uma dica que ajuda muito é ter uma folha com o nome e sobrenome dos participantes, assim você poderá além de chamá-los pelo nome, visualizar as iniciais do nome e sobrenome que podem aparecer nas plataformas online. Também ajuda a identificar perfis introspectivos, incentivando a participação deles.
Para iniciar os projetos, estamos seguindo alguns passos que vêm fazendo sentido para uma experiência remota encantadora. São eles:
Frameworks
Os frameworks são fundamentais para guiar a colaboração online. Para uma boa condução é importante explicar o comando de forma clara, assim como se faz na facilitação presencial e se precisar, explicar o comando de duas formas diferentes. Em seguida, perguntar se ficou claro e se alguém tem alguma dúvida em como preencher o frame. Depois, estipular o tempo no relógio do MURAL e esperar os participantes preencherem. Percebemos que alternar entre momentos de atividade individual, intercaladas com atividades de compartilhamento em grupo, ajuda o time a se manter engajado na sprint. Nosso papel como facilitador nesse momento é evitar que o time fique o tempo todo discutindo enquanto estão preenchendo os post-its e dar foco à atividade em questão.
Música
Tanto em atividades individuais quanto nos intervalos, colocar música ajuda a ter uma ótima experiência. Uma dica é tocar a música no celular e aproximar ao microfone do notebook, mas também pode-se utilizar o Loopback, um aplicativo que proporciona ótima experiência de música em vídeo chamadas.
Finalizando o encontro online
Para finalizar a experiência digital, explicamos quais são os próximos passos, confirmamos o dia e horário do próximo encontro e repassamos a próxima agenda. Também é o momento para direcionar atividades e leituras que devem ser feitas pelos participantes para o próximo encontro.
Feedbacks
Ao final de um dia de facilitação remota, sempre abrir um momento para que os participantes possam externalizar seus sentimentos, contar como foi a experiência. Eu costumo pedir para cada pessoa contar o que mais gostou e o que poderia melhorar. Anote as falas das pessoas, porque a ideia nesse momento é identificar pontos de melhoria para iteração já no próximo encontro.
Ao final de uma experiência remota, sempre fazemos o debrief interno, momento em que procuramos reforçar pontos positivos e identificar pontos de melhoria. O facilitador teve a oportunidade de fazer a leitura do grupo e poderá alterar a próxima agenda, levando em consideração o ritmo, aprendizagem rápida, facilidade com MURAL e colaboração do time. Alguns times são mais fluídos e receptivos, outros precisam de mais tempo - o facilitador decide e complementa com atividades e dinâmicas para melhorar a experiência dos participantes. Muitos participantes querem revisitar os frames, então o facilitador deve enviar um e-mail contendo MURALs trabalhados sprint.
Dicas básicas para facilitadores
Cada experiência será diferente da outra e quanto mais compartilhamento de aprendizados, mais podemos melhorá-las. Abaixo, mais algumas dicas que dedico para facilitadores:
Assim como no frame Mapa de Empatia, para proporcionar uma ótima experiência online, um bom facilitador deve considerar as dores e ganhos de um participante de sprint remota, levando em conta o que eles sentem, visualizam, ouvem e falam. Valorizar detalhes, exercitar empatia e bom humor, a calma na fala e muita paciência são dicas que ajudam a realizar uma experiência humana, encantadora e super cativante.
Espero que esse conteúdo tenha trazido ideias, inspirações e boas dicas para uma facilitação de projetos remotos. Cada pessoa encontrará a sua maneira de conduzir a sprint e como todo bom facilitador, haverá muito improviso, mas dessa vez, improvisos online! :)
* Agradecimentos especiais às pessoas que contribuíram com a construção desse conteúdo: Nathália Conti, Carolina Nucci, Gustavo Moreno, Giovana Salmazo, Marina Gobett, Jefferson Aguilar e Marcelo Travi.
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Marisa Oliveira
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