COVID-19: Como reprogramar sem estragar os planos?

Várias vezes ao longo da nossa vida pessoal e profissional somos expostos a contextos e situações que exigem mudanças rápidas de rumo e priorização de iniciativas em um horizonte de c̶u̶r̶t̶o̶ curtíssimo prazo. Nas últimas semanas, em função da COVID19, além de todo o desafio primordial sobre saúde e proteção das pessoas, o cenário ficou extremamente incerto e volátil para os negócios (quaisquer que sejam seus tamanhos), criando um ambiente onde não adianta muita discussão sobre planejamento, revisão de planilha de excel, ou elucubração sobre o futuro. O que é preciso mesmo é priorizar e criar iniciativas e projetos (a jato) para superar e, por que não, criar novas oportunidades. Nessa semana, a Laíslla Iwagase que faz parte do time da weme, uma das empresas da holding rede, trouxe a seguinte reflexão: A palavra crise 危機 (lê-se Kiki) em japonês, possui dois significados básicos, são eles: situação difícil e oportunidade. Foi assim que começamos na weme uma nova abordagem desse cenário posto a nossa frente.

Os bons designers geralmente estão trabalhando para criar normalidade e partir do caos. Design é sempre sobre síntese — síntese de necessidades de mercado, tecnologia, tendências ou novas necessidades do negócio. Durante o processo de síntese, os designers colocam sua energia em organizar, manipular, remover e filtrar dados em uma estrutura coesa para construção da informação. A síntese combina observação e a interpretação de situações e desafios por um designer, com a sua capacidade de relacionar isso a situações análogas previamente observadas ou vividas. Como uma das principais empresas de design e inovação do Brasil, a weme está cheia dessas pessoas incrivelmente boas em sintetizar e propor soluções para os problemas ou oportunidades que aparecem.

Na última semana, além de um grupo de trabalho de proteção e prevenção de saúde inspirado pelo Dr. Cristiano Ribeiro, CEO da emDia - outra startup da holding, formamos mais um time com a missão de atacar o desafio que se colocou para os os clientes da weme em função do COVID19: Como podemos sustentar projetos importantes para os nossos clientes enquanto proporcionamos  uma experiência incrível no ambiente virtual? Começamos isso do jeito que gostamos: fazendo junto e aprendendo rápido. Para guiar as nossas novas iniciativas, conciliando todas as outras que já temos na nossa rotina ou estratégia, propusemos um novo framework e o chamamos de Short Shot Plan Design. Sabemos que outras pessoas e organizações podem estar passando por desafios semelhantes, por isso queremos compartilhar por aqui
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Como funciona?

Antes de começar é fundamental que você organize um time multidisciplinar de no máximo 5 pessoas para conduzir o processo. Nomeie uma das pessoas do time para ser o P.O (aquele que vai sugerir priorizações, mudanças no rumo do projeto e conduzir com certa rigidez em relação ao escopo e ao tempo das atividades). Com o time definido, agende um workshop inicial de 120–180 min. Nesse workshop:

1. Defina o período do "tiro curto", aquele que vocês imaginam que deve, ou vai durar, a execução desse plano exclusivo. Em seguida, liste de 1-3 objetivos principais para o período — caso vocês tenham informações e números já preparados isso pode facilitar o processo. Dê preferência para aqueles possíveis de serem quantificados. Tempo máximo da atividade: 30 min.
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2. Em grupo, liste (em post its físicos ou virtuais) inicialmente tudo o que já estava programado para acontecer de projetos e iniciativas (rotina ou estratégia) no período definido. Na sequência, abra a discussão para que o time possa sugerir novos projetos ou iniciativas a partir dos objetivos propostos. O grupo pode optar também por organizar as iniciativas em alguns agrupamentos, nomeando-os. (Importante a possibilidade de começar e terminar os projetos dentro do período que vocês definiram no passo 1). Depois de listadas, o time deve organizar essas iniciativas - ou grupos de iniciativa - pelo nível de impacto potencial que elas tem no período definido com relação aos objetivos listados no passo 1. Tempo máximo da atividade: 30 min

3. Agora chegou a hora da votação. Note que existem 5 categorias para organizar as iniciativas e projetos. Começando pela categoria eliminar. Cada pessoa no grupo tem 2 votos para escolher quais iniciativas, ou grupos de iniciativas, gostaria de eliminar. Todas as escolhidas vão para coluna eliminar. Na sequência a categoria reduzir. Aqui cada membro do time tem 2 votos para escolher quais as 2 iniciativas ou grupos que gostaria que fossem reduzidos em foco (é importante ressaltar que os membros podem votar nas iniciativas que estão no backlog mas também naquelas que já foram escolhidas em outra categoria, e assim, levá-las para outra). Você perceberá que possivelmente algumas iniciativas ou grupos delas permanecerão no backlog, então o time deve retomar a votação, podendo apenas escolher iniciativas desse backlog. Tempo máximo da atividade: 60 min
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4. Agora, o seu grupo de 5 pessoas já tem um mapa com as iniciativas e projetos que devem ser eliminados, reduzidos, mantidos, ampliados ou criados. No 4° passo, a ideia é designar times responsável e resultados esperados (de preferência quantificáveis). Traga todas as iniciativas, projetos ou grupos que estavam nas colunas "manter", "ampliar" e "criar" para grupos priorizados no passo 4. Avalie com o time a capacidade de realização dessas iniciativas e, se necessário, devolva algumas delas para as colunas "reduzir" ou "eliminar". Depois de escolhidos os projetos, iniciativas ou grupos de iniciativas que devem ser entregues nesse período, o grupo de trabalho deve definir quais são os resultados esperados para cada iniciativa ou grupo de iniciativas priorizados, bem como a pessoa responsável e o possível time para essa iniciativa.
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Observações importantes
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1. A comunicação é parte fundamental nesse processo. Depois de terem preenchido o framework, chame os responsáveis pelas iniciativas para conversar e iterar o trabalho do grupo. A partir daí, cada responsável desdobra com o seu time, define os próximos passos das iniciativas ou grupos de iniciativas e já começa a trabalhar nisso. A eliminação ou redução das iniciativas ou grupos de iniciativas apontadas também devem ser comunicadas para o time ou os responsáveis anteriores. Vale lembrar que seu time acabou de projetar um plano de tiro curto para um ambiente extremamente incerto e volátil, então é fundamental que estejam flexíveis para revisar esse framework diariamente. Por aqui na weme, o grupo de trabalho que desenhou a primeira versão se reúne diariamente para discutir avanços e correções na rota.
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2. Nesse contexto da pandemia, é possível também que em algum momento os encontros ou toda essa construção precise ser feita em ambiente virtual. Nós já fizemos dessa forma na weme. Para ajudá-los nisso, oferecemos essa template em uma ferramenta de colaboração, a Mural (de forma muito empática está oferecendo 90 dias gratuitos para times, que em função da COVID19, estão migrando para o ambiente virtual). Baixe aqui o template Short Shot Plan Design.
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Esperamos muito que isso possa ajudar você, seu time ou organização a se reinventarem diante dos grandes desafios que aparecem pela frente. Se precisar de ajuda pra aplicar esse método da weme na sua área ou empresa, fale com a gente e vamos juntos nessa :)