8 erros básicos na utilização de post-its em workshops de cocriação

Se você já mediou um workshop de cocriação utilizando técnicas de design thinking ou se pretende aplicar ferramentas que utilizam post-its, fique atento(a) às dicas básicas na utilização dos tão queridinhos papéis autoadesivos.

Sabemos o quão difícil é proporcionar o engajamento de participantes em um workshop. Entretanto, alguns detalhes básicos servem para impulsionar a criatividade e estimular o engajamento. Utilizar post-its é uma das formas de aumentar a colaboração nas atividades, tornando o espaço um importante aliado no estímulo às ideias, encorajando a escrita e participação de todos.

“Como seres humanos, nossa memória de curto prazo não é tão boa, mas nossa memória espacial é incrível. Uma sala de sprint coberta com notas, diagramas, impressões e outras coisas tira vantagem dessa memória espacial. A própria sala torna-se uma espécie de cérebro compartilhado para a equipe” (KNAPP, J. 2016).

Para ter um super cérebro compartilhado e garantir cada vez mais excelência e alta qualidade em workshops, evite as oito práticas listadas abaixo:

1)    O matador de ideias

Colar um post-it por cima do outro: a prática que mata a ideia do colega. Mais comum do que se imagina, colar post-it sob outros, resulta num painel de leitura falha das informações construídas em grupo. Quando se cobre uma ideia, não se permite que ela seja lida e compreendida rapidamente pelo grupo. Como consequência, será preciso levantar o post-it para concluir a leitura. A recomendação é que o conteúdo deva estar totalmente visível aos participantes do workshop, facilitando a leitura e interpretação da ideia

2)    As miudezas

Para os mais tímidos, escrever com letras pequenas parece uma saída na hora de colocar as ideias no papel. Entretanto, post-its com letras pequenas também são difíceis de ler, necessitando proximidade e muito esforço para completar a leitura.

Além das instruções de uma ideia por post-it, é interessante recomendar a escrita com letras grandes, além de disponibilizar canetas tipo sharpie, marcadoras ou canetinhas. Isso ajuda na capacidade de síntese das ideias, evitando também os post-its do tipo “bíblia”, com parágrafos extensos num espaço de 7,5 cm².

3)    Escrever várias ideias em um post-it

Outro erro muito comum é escrever muitas ideais no mesmo post-it. Nas instruções de como utilizá-los, avisamos que se a frase tiver "e" o participante já pode pegar outro post-it porque ali provavelmente se tem duas ideias.

Caso o facilitador encontre duas ou mais ideias no mesmo post-it, ele deve pedir para o participante separá-las. Essa prática ajuda na organização e categorização ao longo do workshop, já que muito provavelmente as ideias mudarão de lugar, compondo outra configuração nas próximas ferramentas e dinâmicas.

4)  Informações incompletas

Escrever uma palavra com significado vago. Por exemplo, escrever “intuitivo”. Não dá para saber se intuitivo se refere à plataforma, ao processo da área ou ao layout.

Nestes casos, o facilitador deve questionar o participante sobre o quê ele quer dizer com “intuitivo”, fazendo perguntas do tipo Como? e Pra quem? incentivando que o mesmo seja mais específico ao escrever a informação: “ser intuitivo para pessoas iniciantes no uso da solução”.

5)    Utilizar letra cursiva

Além de dificultar a leiturabilidade e conforto visual, utilizar letra cursiva ao invés de letra de forma faz com que o participante não se preocupe em melhorar sua escrita, ficando na zona de conforto. Post-its ilegíveis acabam sendo reescritos, tomando tempo precioso do workshop.

A recomendação aqui é instruir sobre o uso da letra de forma e escrita legível.

6)    Utilizar cores aleatoriamente

Já vi muitos facilitadores não utilizarem a cor como elemento de organização visual, ou seja, tanto faz utilizar rosa, verde ou azul para as etapas como frontstage, backstage, mood ou pontos de atenção de um blueprint de serviços por exemplo. Assim como também utilizam cores aleatórias e tamanhos diferentes de post-its para mapa de empatia, como podemos, resultando em painéis visuais cheios de cores aleatórias, influenciando no tempo de leitura e entendimento.

As cores são importantes aliadas na organização de informações, elas servem para separar temas, distinguir grupos e classificar categorias. Como resultado, as cores ajudam a diminuir o tempo de interpretação das informações. Utilizar as cores a favor da organização das informações ajuda o grupo a identificar mais rapidamente padrões, categorias, temas, clusters, cenários, pontos positivos, negativos entre outros parâmetros de arranjos.

7)    Não identificar clusters

Essa é uma das práticas mais comuns nos workshops. Já vi muitos facilitadores utilizando ferramenta de clusterização ou mapa de afinidades e não pedindo aos participantes para nomear os clusters ou não dedicando tempo para essa etapa. Colocar nome nos clusters exercita a capacidade de síntese do time, ficando mais fácil visualizar o cenário do problema.

8) Descolar post-it

A maneira intuitiva como as pessoas retiram post-its é de baixo para cima. Essa prática acaba curvando a área da cola, fazendo com que o post-it fique perpendicular à superfície que é colado. A maneira correta de descolar um post-it é começando e terminando pela lateral, fazendo com que ele fique rente à superfície, não comprometendo a leitura.

As dicas a seguir são resultado da minha experiência com workshops, dinâmicas e ferramentas que utilizam post-its para construção do conhecimento de grupo, onde pude observar erros comuns praticados por facilitadores nos workshops.

É importante instruir sobre as boas práticas de uso dos coloridinhos no momento que antecede as dinâmicas. Para finalizar, compartilho com vocês dicas rápidas sobre o uso deles:

1) Uma ideia por post-it
2) Se tiver "e" na frase já são dois post-its
3) Escreva com letra de forma, legível
4) Sempre utilizar canetas marcadoras, canetinhas e do tipo sharpie
5) Evite canetas esferográficas
6) Descolar pela lateral, não de baixo pra cima
7) Especifique a ideia
8) Pense menos, anote mais
9) Construa sobre a ideia do outro
10) Não existe certo e errado

Referência: KNAPP, Jake; ZERATSKY, John; KOWITZ, Braden. Sprint: How to solve big problems and test new ideas in just five days. Simon and Schuster, 2016.