Com a notícia recente da pandemia  do COVID-19, estamos todos nos adaptando  a novas rotinas e formas de trabalhar: o home office, a videoconferência e a comunicação remota tendem a ser, pelo menos num futuro próximo, a regra do jogo.

Aqui na weme, adoramos  o olho no olho, o abraço e o post-it, então você deve imaginar o quão diferente está sendo a adaptação de toda a nossa rotina para essa nova realidade. A orientação oficial dos órgãos de saúde é manter o isolamento e evitar espaços públicos, e  dá uma dorzinha no coração de abandonar o flipchart, a parede colorida e o coffee quentinho, né?

Felizmente, aqui nós gostamos muito de enfrentar desafios e nos adaptar a eles da melhor (e mais rápida!) forma possível. Por isso, nessas quase 2 semanas de isolamento, aprendemos e muito por aqui! Digitalizamos nossos produtos, criamos uma maratona de aprendizagem em inovação 100% digital e encaramos o elefante na sala: a necessidade fazer reuniões remotas.

Eu não sei vocês, mas sempre encontrei alguns desafios em fazer ligações remotas. Me distraio fácil, perco a linha de raciocínio e quando vejo estou respondendo um e-mail, checando minhas notificações no LinkedIn ou confirmando presença em outra reunião virtual em que provavelmente vou fazer o mesmo. Mas nessa primeira semana de isolamento, tive que aprender a tornar esses momentos úteis e produtivos, e para minha surpresa, o processo foi muito menos dolorido do que eu imaginava graças a uma série de boas práticas e hacks que fomos descobrindo e compartilhando dentro do nosso time. Resolvi compartilhar com vocês 5 dicas de ouro que aprendemos nesse período para transformar essas reuniões online em momentos mais produtivos. Da uma olhada:


1. Eliminar distratores

Um primeiro passo importante é garantir que, durante a reunião, você vai estar prestando atenção nela e não em outras coisas que estejam acontecendo. Um dos maiores desafios de fazer encontros remotos é o tanto de coisas que acontece no nosso computador e no espaço ao redor ao mesmo tempo. Sem a obrigação de estarmos no mesmo espaço físico olhando uns para os outros, é fácil perder o foco “rapidinho” para dar atenção para algumas outras coisas.

A boa notícia é que, embora não seja possível mitigar esses distratores, é possível pelo menos tomar algumas medidas para amenizá-los. Seguem algumas dicas que me ajudaram a focar mais nesses momentos:

  • Deixar aberto apenas o essencial na janela da ligação: se estiver usando uma ferramenta no próprio navegador para fazer sua call, como o Google Hangouts ou o Whereby, ter mais abas abertas do que a da ligação pode facilmente te distrair. O recomendado é deixar numa janela separada apenas a aba da ligação, ou no máximo algumas outras que podem ser úteis ao longo da reunião.
  • Fechar abas que podem fazer barulho: mesmo que em outra janela, sites abertos que emitem notificações com som (como o WhatsApp Web e o LinkedIn) podem dar aquela vontade de dar “só uma olhadinha”, que é justamente o que queremos evitar.

  • Deixar o celular virado para baixo: o ideal mesmo é desligar o Wi-Fi e os dados móveis ou colocar o dispositivo no modo avião, mas, como sabemos que nem sempre isso é possível, as vezes só deixar o aparelho de cabeça para baixo já ajuda a não se distrair com notificações que não são tão relevantes naquele momento.

Aqui, fechei todas as abas :)

2. Iniciar a reunião com um momento de conexão

Quando estamos realizando reuniões em um escritório físico, é comum que as pessoas vão juntas para a sala de reunião ou que tenham um momento de descontração antes  que os assuntos de trabalho comecem de fato. Por que não fazer o mesmo no ambiente online?

Além de dar tempo para todos se sentirem confortáveis e construir um rapport inicial na reunião, uma interação mais leve no início faz com que as pessoas se conectem, se aproximando do  tipo de interação que temos na famosa pausa pro café ou encontro de corredor que pode aumentar o engajamento e produtividade. Além disso, caso a reunião inclua pessoas que ainda não se conhecem, esse é um bom jeito de introduzi-las umas às outras.

Uma maneira que encontramos aqui na weme de proporcionar isso é com um warm up super leve e divertido. Funciona assim: uma pessoa é responsável por falar um objeto, e os outros precisam trazer o objeto para a call. Quem traz primeiro, ganha. É mega simples e rápido, mas ajuda a descontrair e começar a reunião com mais energia.


Fotos do nosso warm up :)


3. Criar regras para o encontro

Em ligações com vários participantes, é muito fácil que o encontro se torne uma terra de ninguém, com pessoas se interrompendo, conversas paralelas acontecendo, novos tópicos surgindo sem uma ordem clara e por aí vai. É importante definir algumas regras antes de entrar de fato na reunião para que todos estejam alinhados e conscientes do fluxo dela.

Algumas regras que adotamos aqui na weme são que todos mantenham a câmera ligada a todo momento (isso aumenta o engajamento e diminui a tentação de realizar outras tarefas ao mesmo tempo), mas que os microfones permaneçam desligados a menos que você esteja falando (isso diminui barulhos externos e impede que as pessoas se interrompam). Além disso, uma boa prática que temos adotado é que, enquanto alguém está falando, ninguém o interrompa, mandando qualquer dúvida ou ponto que tenha no chat, e depois passamos por ele. 


4. Definir papéis

Outra forma simples de tornar a reunião mais organizada é definir responsabilidades para os participantes dela. Dessa forma, todos são envolvidos nela e precisam prestar atenção no que está acontecendo para conseguir realizar bem seu papel.

Você pode, por exemplo, definir quem vai ser o facilitador, cuidando da progressão dos slides e manejando a ordem em que os tópicos são tratados, o responsável pelo tempo, o responsável por ler as perguntas do chat e trazê-las à tona em um momento oportuna, alguém para anotar as decisões tomadas e o que deve ser feito em seguida e por aí vai, tudo depende das necessidades do seu time.

5.  Escolher as melhores ferramentas

Dependendo do tipo de trabalho que seu time realiza, só uma plataforma de videoconferência talvez não seja suficiente para conseguir realizar tudo o que vocês fariam presencialmente de forma remota. Para que todos se sintam familiarizados com o que está acontecendo, podendo performar de forma mais rápida, e para que a informação não se perca, escolher bem quais ferramentas vocês vão utilizar para seus encontros online e padronizá-las para todo o seu time é essencial.

Aqui na weme, optamos por utilizar o Google Meet para nossas videoconferências, o Slack para troca de mensagens, o MURAL para continuidade de projetos remotos  e o Trello e o Google Drive para a gestão de nossas informações, mas existem muitas outras por aí que podem se adaptar melhor para o seu time.

Ferramenta Mural :)




Esses foram alguns dos aprendizados que tivemos por aqui, nessa primeira semana de isolamento, para tornar nossos encontros remotos mais produtivos. Sabemos que nada substitui estarmos junto e esperamos muito que a situação normalize o mais rápido possível e que possamos estar juntos novamente :)




Referências:

https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting

https://hbr.org/2015/03/how-to-run-a-great-virtual-meeting

https://miro.com/blog/engaging-remote-meetings/

https://www.cio.com/article/3019110/how-workplace-distractions-can-actually-boost-productivity.html

https://slackhq.com/ultimate-guide-remote-meetings

https://hbr.org/2014/12/getting-virtual-teams-right